Barème de frais kilométrique par utilisateur(s), affaire ou valeur de champ personnalisé

Mis à jour 1 week ago par Mohamed Dhifallah

En plus du barème standard de remboursement des frais kilométriques appliqué par votre entreprise, vous pouvez en tant qu’administrateur Expensya en ajouter d’autres spécifiques à un ou plusieurs utilisateurs, aux affaires et aux valeurs des champs personnalisés.

Activation de la fonctionnalité

Pour activer la fonctionnalité :

Accédez à l’onglet Administration,
Cliquez sur "Paramètres Globaux" puis "Dépense"
Depuis le paramétrage "Configuration des Frais Kilométriques", choisissez l’élément auquel vous souhaitez assigner des barèmes de frais kilométrique : Utilisateur, Affaire ou valeurs de champs personnalisés.
Sauvegardez

Configuration de la fonctionnalité

Pour configurer la fonctionnalité,

Accédez à l’onglet Administration,
Rendez-vous sur le menu Barèmes et Véhicules, puis rubrique "Barèmes Kilométriques"
Cliquez sur le ‘+’ pour ajouter une nouvelle configuration
Ajoutez un intitulé à votre configuration
Choisissez le type d’élément
Cliquez sur "Confirmez"

Configurez l’année, le type de véhicule et de tarification ainsi que la monnaie du barème et sauvegardez.

Le barème ne s’affichera sur la liste d’affectation que lorsqu’il s’agit du type d’élément auquel il est assigné.
Exemple :

Assignation du barème à un utilisateur

Une fois créé, vous pouvez assigner le barème à un utilisateur, pour cela il suffit de :

Accédez à l’onglet Administration,
Rendez-vous sur le menu "Utilisateurs"
Accédez à la fiche de l’utilisateur concerné .
Sélectionnez la configuration des frais kilométriques depuis l’onglet ‘Autres’
Cliquez sur "mettre à jour"

Assignation du barème à plusieurs utilisateurs ou à un groupes d'utilisateurs

Dans le cas où vous souhaitez modifier le barème des frais kilométriques à plusieurs utilisateurs en une fois:

Sélectionnez les utilisateurs concernés depuis "Administration" sous menu "Utilisateurs"
Cliquez sur "Modification Multiples" puis sur "Modifier les utilisateurs"
Ajoutez la configuration des frais kilométriques
Cliquez sur "Sauvegarder"

Assignation du barème à une affaire

Une fois crée, vous pouvez assigner le barème à une affaire.

Accédez à l’onglet Administration,
Rendez-vous sur le menu "Affaire"
Accédez à la fiche de l’affaire concernée .
Sélectionnez la configuration des frais kilométriques depuis l’onglet ‘Autres’
Cliquez sur "Sauvegarder"

Assignation du barème à une valeur de champ personnalisé

Le champ personnalisé doit avoir « Frais kilométrique » comme interface d’utilisation afin de pouvoir attribuer un taux kilométrique à ses valeurs

Vous trouverez plus détails concernant la création des champs personnalisés au niveau de l'article suivant : Les champs personnalisés - les bases

Pour assigner le barème à une valeur de champ personnalisé :

Accédez à l’onglet Administration,
Rendez-vous sur le menu "Champs personnalisés"
Accédez à la fiche du champ personnalisé concerné.
Accédez à la valeur en question
Sélectionnez la configuration des frais kilométriques depuis l’onglet ‘Autres’
Cliquez sur "Sauvegarder"
Cliquez sur « Sauvegarder » pour enregistrer l’ensemble de modification effectuées sur le champ personnalisé.

Supprimer un barème créé

Pour supprimer un barème créé depuis l’onglet administration :

Accédez à l’onglet Administration,
Rendez-vous sur le menu Barèmes et Véhicules, puis rubrique "Barèmes Kilométriques"
Cliquez sur "Modifier cette liste"
La corbeille à côté du barème vous permettra de supprimer le barème.
Cliquez sur "confirmer"