Pourquoi le calcul de mes frais kilométriques semble incohérent ?

Expensya applique sur le calcul des frais kilométriques ce que l'on appelle la compensation, qui peut parfois vous faire penser que le calcul de certains frais kilométriques est faux.

Le système de compensation s'applique dans deux cas :

  • Votre entreprise a changé de barème de remboursement en cours d'année
  • Vous êtes sur un barème où des formules différentes s'appliquent en fonction du nombre de kilomètres que vous parcourez pendant l'année en cours. (Comme par exemple le barème de l'URSSAF)

Les indemnités kilométriques sont normalement calculées sur une base annuelle : c'est-à-dire que vous devriez connaître à l'avance le nombre de kilomètres que vous allez parcourir chaque année pour gérer vos frais kilométriques au fil de l'eau.

Par exemple, sur le barème Urssaf, barème de référence en France, la formule de calcul diffère selon la distance que vous parcourez annuellement (-5.000KM, de 5.000 à 20.000KM ou +20.000 KM).

Le système Expensya ne sait pas d'avance combien vous allez faire de kilomètres dans l'année, mais vous permet de gérer vos indemnités kilométriques grâce à la compensation : dès l'ajout de votre premier frais kilométrique, vous êtes considéré comme étant dans le premier niveau de remboursement.

Le jour ou la somme totale des frais kilométriques que vous avez ajouté sur Expensya pendant l'année en cours dépasse le premier niveau (5000KM pour l'exemple du barème Urssaf), nous vous faisons passer sur la formule de calcul du 2ème niveau.

Cependant, vous venez de changer de barème de calcul : il y a donc un risque que vous ayez eu un trop perçu, ou au contraire trop peu d’indemnités, par rapport au barème de calcul du nouveau niveau.

C’est ici qu’intervient la compensation : Expensya modifiera la valeur des prochains frais kilométriques ajoutés pour compenser le trop-perçu, ou le peu-perçu. 

Certains frais kilométriques ajoutés après la modification du barème sont donc susceptibles de présenter une valeur à rembourser nulle, ou inférieure à la normale, mais annuellement, le total des remboursements liés aux frais kilométriques sera cohérent.


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